Emissione fatture

Il modulo denominato FATTURE permette di gestire il ciclo attivo dei documenti contabili: Preventivi, Pro-Forma, Fatture, Ritenute di acconto.
Il Sistema riporta già tali documenti di default ma è possibile creare anche altre tipologie con relativa gestione del protocollo numerico per ogni anno solare di lavoro.
Per impostare i documenti e quindi i protocolli:
IMPOSTAZIONI => SERVIZIO => FATTURE => TBL TIPO DOC MASTER.
In questa lista è possibile aggiungere o eliminare le tipologie di documenti.

Gestione progressivi Fatture

Seguendo lo stesso percorso
IMPOSTAZIONI => SERVIZIO => FATTURE => tab PROGRESSIVI
alla voce TAB PROGRESSIVI è possibile gestire il numero Progressivo per ogni Anno di lavoro e tipologia di documento (preventivo, ritenuta di acconto, fattura, pro-forma, eccetera…).

Fatture data entry

Il modulo riporta l’elenco di tutti i documenti emessi.
Nel pannello dei filtri a sinistra dello schermo, il sistema riporta il raggruppamento per Anno, Tipologia di documento e Status.
I documenti sono ordinati in base all’ultimo inserimento ma è possibile effettuare l’ordinamento desiderato cliccando sulla relativa colonna.

Per emettere un nuovo documento:
AGGIUNGI NUOVO => scegliere la tipologia desiderata in TIPO DOCUMENTO

Il sistema riporta la data corrente e selezionando il tipo di documento propone il progressivo alla voce NUMERO DOC.
Si possono variare la Data e il numero del documento proposto che aggiornerà comunque la tabella dei progressivi.
Per l’intestazione del documento è possibile effettuare una ricerca del Cliente sul campo CERCA CLIENTE.
In questo modo è possibile agganciare l’anagrafica che andrà a popolare tutti i campi già predisposti, come ad esempio: l’indirizzo, il CF, la P.IVA, il codice destinatario e la mail.
Nel caso di un Nuovo cliente è possibile cliccare su “Aggiungi nuovo” che permette il caricamento veloce della nuova anagrafica.
E’ possibile effettuare una ricerca dell’anagrafica anche digitando il numero di polizza (se è presente in archivio) utilizzando il campo “Cerca Polizza:”
E’ possibile effettuare una ricerca del fornitore ovvero dell’Agenzia dal campo “Cerca Agenzia.”
Questa ricerca aggancia l’anagrafica dell’agenzia dall’apposito modulo.
E’ possibile effettuare una ricerca del Collaboratore dal campo “Cerca Collaboratore.”
Questa ricerca aggancia i riferimenti dell’anagrafica del collaboratore se censito nell’apposito modulo “Produttori”.

Dopo aver effettuato la ricerca il sistema auto-compila tutti i dati anagrafici relativi all’intestazione del documento => cliccare su “Salva”.
A questo punto il sistema permetterà di inserire il dettaglio del corpo del documento.
Il sistema prevede anche di gestire e quindi calcolare la ritenuta di acconto. In questo caso digitare manualmente l’aliquota e scegliere la “casuale di pagamento delle Ritenuta di Acconto” dal menu a tendina.

Cliccando su “Aggiungi nuovo” sarà possibile indicare la riga del corpo del documento potendo specificare la Descrizione, il Prezzo, l’aliquota IVA o eventuali esenzioni.
E’ inoltre possibile specificare se calcolare la ritenuta (sopra indicata) per ogni rigo del documento.

Infine cliccando su “GENERA DOCUMENTO:” è possibile scegliere il report di stampa desiderato.

Il sistema elabora e genera il documento sia nel formato PDF che nel formato word.

Fatture da Polizze e Fatture da Titoli

E’ possibile generare in modo semi-automatico i documenti di emissione, partendo dal modulo delle Polizze oppure dai Titoli contabili.

• Dal modulo delle Polizze seleziona la polizza o le polizze del Cliente
• Clicca GENERA FATTURE.
• Seleziona il tipo di documento
• Clicca su “Genera Fattura” e attiva il processo automatico per l’emissione del documento.
• Il documento scelto sarà generato con la Data del giorno, il progressivo automatico, riporterà i dati dell’anagrafica riferita alla polizza ed nel corpo del documento le voci previste con importo e riferimenti alla Compagnia e Targa.

Le righe di default del corpo del documento saranno generate in base ai parametri riportati nel modulo “tbl_rigo_fatture”.

Se nella scheda della Polizza nel tab “Premi” è presente un importo di “Consulenza” il sistema riporta nel documento di Fattura emesso il relativo record ed importo.

Se nella scheda della Polizza nel tab “Premi” è presente un importo di “Comm.ne extra” il sistema riporta nel documento di Fattura emesso il relativo record ed importo.

Dopo la generazione del documento, l’utente abilitato potrà comunque variare o integrare i Dati del documento emesso in ogni sua parte.
Nel Sistema è previsto un ulteriore automatismo per generare il documento di Fattura a partire dalla polizza con grigli dei Dati personalizzata.

Dall’area di amministrazione se è attivo il modulo “Altri Importi” questo sarà riportato nella scheda della Polizza nel tab “Altro” posto in basso alla scheda.

Da questa scheda e quindi nella sezione “Altro => Altri Importi” è possibile aggiungere delle voci personalizzate e pilotate con indicazione della “Label” ovvero della descrizione aggiuntiva che preleva i valori dei campi in stampa unione dalla polizza. Ad esempio nella “Label” è possibile agganciare la “Compagnia” la “Targa” al fine di comporre la descrizione del record che verrà riportata nel corpo della Fattura o Pro-Forma.

Quando nella Polizza si inseriscono gli “Altri importi” il sistema in fase di generazione del documento di Fattura prenderà solo tali voci per compilare il documento.

Se invece la tabella degli “Altri importi” nella polizza non è popolata, il sistema preleva i dati del Premio rata, la consulenza o la comm.ne extra se questi sono presenti in polizza e quindi utilizzerà queste informazioni per comporre il record del corpo del documento.

Pro-Forma per i Collaboratori

E’ possibile configurare il Sistema al fine di poter abilitare l’utente solo all’emissione di alcuni specifici documenti, come ad esempio il “Pro-forma”.

L’utente nella sua scheda di configurazione, non dovrà avere abilitato il campo “Vede tutto PTF”. In questo modo l’utente (solitamente il collaboratore) potrà accedere al sistema ma avere la visione limitata dei propri clienti affidati e relativo portafoglio polizze e titoli e quindi nel modulo “Fatture” potrà emettere solo “Pro-Forma”.

Per abilitare l’utente alla emissione di solo alcuni documenti (come ad esempio Pro-forma), andare in “Impostazioni -> Servizio -> Fatture -> Tbl_Tipo_Doc_Master” e nella scheda del documento aggiungere nella griglia in basso l’utente o gli utenti da abilitare. Questa operazione non è necessaria per gli utenti amministrativi che invece hanno la visibilità su tutto il portafoglio.

(In merito a tale configurazione, si consiglia di segnalare al supporto tecnico gli utenti collaboratori da configurare) con relativo opportuno documento da abbinare come ad esempio il “Pro-forma”.

In questo modo l’utente potrà emettere solo i documenti di tipo “Pro-Forma” relativi al proprio portafoglio in visione.

L’utente dal modulo Fatture potrà inserire solo i Pro-forma come anche dal modulo Polizze e Titoli generare quindi automaticamente il “Pro-forma”.

Dalla scheda del documento emesso, l’utente potrà generare il report pdf del “Pro-Forma” ma non potrà convertirlo in “Fattura”.

La conversione del documento “Pro-Forma” in “Fattura” sarà ad uso esclusivo solo all’utente amministrativo di agenzia che avrà la visibilità su tutto il portafoglio.

L’utente amministrativo potrà dal modulo Fatture, effettuare la ricerca e quindi il filtro su ogni utente Collaboratore che avrà inserito il “Pro-forma”.

Si ricorda che, quando un documento di tipo “Pro-forma” viene convertito dall’utente amministrativo in un documento “Fattura”, tale documento “Pro-forma” sarà sovrascritto dal nuovo documento fattura e quindi non sarà più visibile.

Esportazione Fatture Elettroniche in formato XML (modulo aggiuntivo a pagamento)

NB: qualora il modulo per l’Esportazione delle Fatture Elettroniche in formato XML non sia ancora disponibile nella vostra versione di ActNow per integrarlo è necessario inviare alla mail commerciale@italiaonsite.com l’offerta sottoscritta disponibile a QUESTO LINK.

Il modulo della fatturazione del software gestionale ActNow è stato aggiornato per permettere la generazione delle fatture in formato XML idoneo per i Sistemi di Interscambio (SDI).

Il modulo prevede l’attivazione per il cliente che aderisce, di un tasto GENERA XML all’interno della pagina delle FATTURE.

Per completare la configurazione del modulo i autonomia potete accedere al percorso:

IMPOSTAZIONI => PARAMETRI => FATTURAZIONE ELETTRONICA
qui vanno inseriti i dati necessari per elaborare l’estrazione correttamente.

I campi di questa sezione vanno valorizzati tutti, per eventuali dubbi puoi contattare il commercialista.

IMPORTANTE:

per quanto riguarda il numero progressivo delle fatture hai 2 opzioni tra cui scegliere,
– puoi eliminare il proforma dopo averlo trasformato in fattura,
– oppure mantenerlo con un numero progressivo insieme alle altre fatture
Tale scelta dipende da ciascuna agenzia, a seconda di come svolgete al momento la gestione delle fatture e dei proforma fateci sapere al momento dell’adesione cosa preferite e procederemo a configurare ActNow di conseguenza.

Questo modulo permette di generare ed esporta MANUALMENTE in locale, singolarmente, per ogni fattura compilata all’interno del gestionale, il file XML come richiesto delle nuove normative ministeriali in vigore a partire dal 1 gennaio 2019.

Questo file univoco può successivamente essere caricato manualmente all’interno di un sistema
di interscambio o inviato al commercialista per la relativa gestione.
È stata inserita la possibilità di selezionare nel rigo della fattura la natura dell’esclusione relativamente a:

• “Esente_Art.10”
• “Escluso_Art.15”
  N.B: al momento non sono previste voci di esclusione come ad esempio “IVA assolta in altro stato UE”, “Inversione
  contabile” e non è prevista l’emissione di Note di credito
  
  Si precisa che questa integrazione non va a sostituire i vostri Sistemi di Interscambio (ARUBA, DANEA, ecc…), indispensabili per la trasmissione delle fatture al cassetto fiscale della Agenzia delle Entrate ed alla conservazione digitale come stabilito dalla legge vigente.